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民营 科技2012年第4期 人力资源·档案 高校档案管理工作的新研究 张晶 ， 李(1、 吉林省长岭县稽查征费所， 吉林 长岭 131500 2、 吉林农业大学档案馆， 吉林 长春 130118) 群 摘关键词： 高校档案管理 ； 工作现状 ； 存在问题 要： 根据目前高校档案管理之现状进行了初步探讨， 并就高校档案管理工作提出了一些改进思路。 目前许多高校档案管理工作还非常滞后，如何建立健全高校档 案管理工作， 以满足高校教学 、 科研等各方面的需要。 根据目前高校档 案管理之现状进行了初步探讨， 并就高校档案管理工作提出了一些改 进思路， 以便更好地为学校的日常管理、 教学、 科研提供服务。 1 高校科研档案管理的意义和主要内容 高校科研档案是开展科研活动和教学活动的最客观、 最真实、 最 全面的记录， 也是高校开展科研和教学活动形成的智力活动成果最直 接的体现形式， 是高校制定长远科研发展规划， 加强科研和学科建设 的重要依据。同时在科研项目产业化过程中也起着重要的作用， 使科 研成果能够尽快转化为生产力， 产生经济效益和社会效益。 高校科研档案的内容主要包括各级主管部门的科研文件、 计划， 科研课题立项、 结题， 科研成果鉴定、 奖励， 重点学科、 重点实验室的申 报批建设规划， 科研机构建设、 科研统计以及学术交流等。 目前高校的 科研档案多以科研文件、 项目、 成果分类进行档案的收集 、 归档为主。 科研项目档案的归档程序：以课题自身的形成规律为资料的整理顺 序， 按照申请、 批复、 进度、 检查、 结题晴况进行整理。 由于周期较长， 一 般分段立卷 即结题归档和成果归档。 2高校档案管理工作现状及存在问题 2． 1 对档案工作观念问题丞待改善。长期以来， 部分领导档案意识淡 。 对档案工作认识不深， 认为人事档案只要不泄密、 不丢失， 能应付 查档就行。 对档案工作人员 不够， 对档案工作不闻不问， 未把人事 档案管理工作纳入到议事日程。档案经费、 场所没有保障。 2． 2档案管理制度相对滞后。目前大部分高校没有建立一套档案管 理制度， 没有制定档案管理的统一标准， 缺乏统一管理， 很多文件材料 没有进行整理归档， 只是杂乱地放在一起管理混乱， 对许多案卷没有 进行分类、 标引， 缺乏系统性和完整性， 给查找利用带来困难对各业务 部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印 的， 但纸张不统一； 有直接手写的， 如此的档案资料装订起来很是麻 烦， 即使装订也不美观。 2I 3档案信息化建设进展不均衡。由手工立卷过渡到计算机单机立 卷， 再过渡到网络立卷， 立卷工作发生 了质的飞跃 ， 网络立卷 ， 为学院 档案信 息的收集和利用提供了—个数字化平台。 但 目 前实行 网络立卷 的学校不是很多， 档案信息化建设的重要性得不到充分认识， 档案部 门不能主动积极地开展工作， 特别是在现代化管理和数字化档案管理 方面发展不均衡， 在档案信息化建设存在着差距越拉越大的趋势。 2． 4机构不健全， 人员缺乏, _lkg-素质。大部分高校都有独立的档案管 理机构， 但不少高校科研档案的主管部门不统一， 有的由档案馆负责 的， 由科研部门甚至其他部门负责， 这些部门从事档案管理的人员大 多为兼职，没有受过档案管理专业知识培训，对科研档案的收集、 整 理、 鉴定 、 保管、 利用等知之甚少， 再加上还要完成本人所承担的本单 位的主要工作，所以不可能把全身心的精力放到科研档案的管理上 来， 势必对科研档案工作造成影响。 3高校档案管理工作应重视的几个问题 3． 1 加强领导、 强化档案的群体意识。领导重视是高校档案工作成败 的关键因素。档案工作首先要得到学校领导的高度重视， 把档案工作 列入学校工作的议事 日 程， 组织好《 档案法》 、 相关档案法律法规及学 校制定的有关档案制度的学习与宣传活动， 结合实际， 领导带头学。 重 视档案法律法规的宣传， 法律法规的主要作用是规范和约束， 是强制 性 的， 必须履行 ， 档案法律法规对档案管理活动中的相关内容进行 了 规定， 从国家、 行业的高度提出了明确的要求， 而要遵规守法， 首先要 知法l董法。 重视对学校制订的档案规章制度的宣传与落实。 否则制订 的制度再好， 也会变成一纸空文。 为此在实际工作中， 我们要努力按制 度办事， 使档案工作有法可依、 有法必依。重视档案利用实例的宣传。 工作中档案利用的实例很多， 如教学档案作为重要的基础性和依据陛 材料， 它可以从静态再现教学的流程和过程充分展示教学效果。教学 水平评估专家组和评议组可以通过查看原始教学文件的真实性， 对院 系的教学管理和质量做出可靠的定l生 结论， 直接影响评估的结果。 3． 2 进一步加快档案信息化建设步伐，是强化高校档案工作的条件 保障。以校园数字化建设为契机， 将档案信息化建设纳入“数字校园” 建设的总格局， 与校园网络建设、 校园办公自动化系统建设相结合， 并 同步管理。同时充分利用现代信息技术， 首先对馆藏档案进行数字化 加工和处理， 逐步推进全文数据库和多媒体数据库建设， 实现档案信 息化查询。二是规范电子文件的归档工作，加强对电子文件收集、 积 累、 鉴定、 著录、 归档等工作的监督指导， 确保各部门产生的有价值的 电子文件完整和及时归档。三是要实现档案资源的合理配置与有序、 有效开发利用， 实现档案信息资源的社会共享， 使用户可以轻松上网 查询 自己所需的档案信息。 3． 3 加强档案信息资源的开发利用。 在开发利用方面， 档案人员应做 到以下几点： 1)加强档案的信息化建设。针对网络时代用户对信息需 求h t,- + D ~ 、 方便 、 准确等特点， 档案管理人员应利用现代技术对档案进行 科学管理和深层次的开发。2)在档案日常管理中， 档案管理人员应配 合领导决策， 配合馆内各项工作及时准确地提交档案材料， 为各项T 作提供全优的服务。 3)搞好宣传工作， 提高档案资源的利用率。 档案资 源共享是今后的发展趋势， 重藏轻用的档案管理模式已不再适应当今 社会的需要， 因此我们要加强档案工作的宣传力度， 使用户真正认识 到档案资料的存在价值。 3． 4 提高高校档案管理人员素质是提高档案管理水平的保障。高校 档案是高校社会活动的原始记录， 具有权威性和凭证陛， 有些档案一 旦损毁就无法复原、 再生， 提高高校档案管理的能力和服务质量是高校 档案管理的重中之重。 而档案管理能力和档案服务水平的高低， 直接取 决于高校的档案管理 ^、 员的素质。 因此档案管理水平高低、 档案服务质 量如何， 决不单纯地取决于档案管理 人员在数量上的多少， 而是取决于 档案管理人员的整体素质、 专业技术水平、 先进的工作方法。档案管理 人员的素质与档案管理水平和档案服务质量密切相关，提高档案管理 人员的整体素质， 是提高档案管理水平和档案服务质量的先决条件。 参考文献 【 1] 王雪芹． 信息化时代高校档案管理存在的危机及对策分析【 J J冲 国 档案 ． [2] 王兰琴． 档案人员的职业道德和专业素质之我见们． 陕西188宝金博页面版， 2008 ( 9) ： 114． f3] 关磊， 刘海燕． 浅谈新时期档案管理人员素质的提高【 JJ． 理论观察， 2006( 3) ： 169— 170． [4] 黄艳扁校档案_Y -作如何适应现代发展需要叨． 科技资讯。 2000 ( 15) ： 200． [5] 张尚瀛． 档案工作理论与实践【 I ． 北京： 华艺出版社， 2006． 【 6】 谭伟贞． 论档案队伍建设【 JJ． 兰台世界， 2009(5)： 80． 【 7] 乌庆正搞好档案资源建设之浅见叨． 山东档案， 2o06(3)． [8] 周青云． 实施高校档案管理标准化的措施叨． 河南科技， 2o05(10)： 37． [9] 王宏． 档案管理标准化之我见[JJ． 山东商业职业技术学院学报 ， 2002 ( 1) ： 79— 80．