管 理 科 学 201 2 N0 ． 11 _F Sc )enc e and T ec hnology lnn0v a 高校人事档案管理的价值 ～问题与改进① 李艳 ( 安徽 师范大 学人事处 安徽 芜湖 241 000) 摘 与事 务复 杂 ， 档 案建设 相对 滞后 而档 案的作 用 日益 重要 对 档案 材料 忽视 而 又敏 感 ， 档案 专人 管 理 与应 用单住 较 多 、 档案材 料保 存时 间增 长 与材 料 信息 使 用率 递减 等 问题 ，并要 逐 步 实现 标 准化 ． 规 范 化 、 专 业 化 ， 数 字化 ． 动态 化 。 关键 词 ： 高校人事 档案 管理 中图分 类号 ： G 6 4 文献 标识 码 ： A 文章编 号 ： 1 674- - 09 8X ( 201 2) 04(b)- - 02I 7- - 02 要 ： 高校人事档案管理具有信息提供和保存、 身份和素质证明， 基础性材料生成、 信息核实、 人事关系迁转等价值 ， 存在i 作单调 A bs trac t ： Pe rsen nel dossie r man ag e me nt i n c ol le g es a nd uni v e rsi ti es ha v e some v al ue s ， su ch a s i nf orma t ion prov idi ng and p rese rv i ng， capaci t y and qual i t y pr ov in g ， basi c mat eri al g enerat in g of st aff member s ， personn el doss ier ’s t ransf er in g ． and so on ． It also hav e some c ont ra di ct i ons ， such a s t e di ous ly an d compl i cat e d w ork ， la y ou t dos si er ’ S ma neg e me nt a nd i t ’ S pr of i t e f f e ct s ， se nsi t i v e to i nf orma t i on and i g n or i ng t he f i le s ， shor ta g e in m an eg e me nt per son an d more de pa rt me nt ’ S ut i l i za t i on ， t he long t he f i le s t i me ， t he f e w e r of i t ’ S u se i ng ． P er s o n nel doss ie r mana g eme nt i n c ol le g es a nd uni v e rsi ti es should be st anda rdi ze d ， nor mal i zed ， spe ci al i ze d ， di g i t al i ze d ， and dy n ami ci z ed ． Ke y W ords ： coll eges and u ni v ersi ties i persennel dos si er ； management 高校 是人 才流动频 繁的场 所 ， 高校 的 人事档案 管理发挥着重要 作用 。 但 在不少 高校 ， 人事 档案的建设 与管理存在 不少问 题 ， 需要不断加以改进 。 1 高校人事档案管理具有重要价值 高校人事档案本 身的重要价值 使高校 人事档案管理 工作也具有重 要价值 。 高校 人事 档案 的价 值主 要体现 在 以下 几个 方 面 。 1 ． 1 信息提供和保存 高校人 事档案管 理的主要 目的是为学 校人力资 源开发和管理 提供和保存 信息 。 方面 ， 档案是学校人才基础信 息的载体 ， 记录和保存 着人 员的信息 ， 例如教职 工的 职称 、 学历 、 所学专业和学科 、 年龄 、 学缘 、 身体健康 状况和教学科研 能力状况 ， 还反 映了教职 工工资、 福利 工作量 、 科 研与教 学 奖 励 、 科 研 项 目与 成 果 、 职 务 变 动 等 情 况 。 这些 信息可以为 专业技术职 务的评聘 和行政职 务的任命提供 了基本信息 。 无论 人事部 门、 教师管理部 门、 科学研 究部门 ， 都需要查 阅档案 ， 了解和掌握全校 教职工 的整体情 况， 因此， 档案为学校整体人力资 源开发提供 重要依据。 1 ． 2 人员身份和素质的证明 高 校招聘 教师 、 辅导 员、 职 工 ， 特别是 招聘学院 院长 、 学科带头人 、 新 办专业 、 紧 缺专业 的专业 教师等是高校的 常规 工作 。 当一个 拟招聘 的人员尚未到 岗 ， 无法确定 其专业素 养时 ， 只能通 过档案来进 行分析 和评价。 招聘新的专业技术人 员， 虽然经过 面试 、 公示等程序 ， 但实际上 ， 一个人是否 忠于职守 、 是 否具有很强的事业心、 责任心 等， 一次 面试是很难看出来的 ， 考评者 的爱 好、 甚至第一 印象都发挥着重要作用 ， 但从 个人档 案中的获奖证书 、 成绩表、 科研成 果记录、 任职情况 ， 甚至填写材料的认真程 一一度等 ， 都可以看 出一个人 的敬业精神 和责 任感。 虽然先进 称号等有 时不能反映 一个 人的真实素 质， 甚至还存 在弄虚作假 的情 况， 但如果一个人在曾经工作过 、 学习过的 所 有 单 位 都 被 评 为 先 进 ， 至 少 说 明 这 样 的 人 才 是 经 得 起 实践 和 历 史 检 验 的 ， 是 可 以 信赖的 。 档案材料 应该 比面试更有说服力。 人事 档案应在 人员招聘 、 晋 升职务等 方面 发挥 甄 别 和 选 拔 人 才 的 重 要 作 用 。 1 ． 3 教职工基础性材料的生成 高校教职 工的 工资晋 升 、 每年的 年度 考核 、 工作的调整和教师岗位的变化 ， 包括 奖金的发放 ， 科研 成果的统计 、 核算等 ， 都 是高校尊重教 师劳动成果 ， 调动教职 工积 极性 的重要举 措。 这 些经 常性的资料收集 和统计工作繁琐、 庞杂， 与每个人的切身利 益又紧密相关 。 因此 ， 档案材料 的收 集、 整 理过程 实际上是教职工人事管理的基础性 资料的不断生 成过程 。 一 个高校 的管理工 作者不可能熟 悉所有的教 职工 ， 只有通过 档案资料 ， 才能 在总体上 了解和掌握 人事 信息 ， 而这 些材料正是 高校管理 者应熟悉 的信息。 高校人事档案工作的经常性 、 琐碎 性、 与个人利益的高度相关性 ， 使得高校档 案管理工作来不得半 点的粗心大意 。 1 ． 4 信息的核实与错误信息 的纠正 高校 教职工对 职务 晋升 、 干部选 拔等 有关的年龄 、 学 历、 职 称等 条件 异常敏感 ， 有些人对 自己的有些 信息记忆 不清 ， 再加 上档案高度保 密性的特 点和 高校频繁的人 员流动， 使 不少高校出现 了教职工年龄、 学 历 、 职称 、 科 研 成 果 资 料 与 实 际 出 入较 大的 情况 ， 甚至还出现了“ 假年龄” 、 “假学 历” 、 “假成果 ”等 弄虚作假的情 况 ， 各种假信息 给高校人 事管理 、 学 术管理等带 来 了不少 困难 。 但 高校的人事 档案工作 则可以通过 比较 、 鉴别、 核实等 ， 发现并纠正这些错误 ， 为高校人 事管 理部门提供准确 信息 。 ①作者简介 ： 李艳( 196 7- )女 ， 甘肃 武成人， 馆 员， 主要研究 档案 与档案 管理。 1 ． 5 人事关系迁转的凭证 高校 人 员流动 频繁 ， 最终以什 么为人 事关 系变动的依 据呢 ? 当然行政部 门的相 关会议 的决定是 基本 依据 。 但这些信 息材 料的转递 都要经过档 案管理部 门。 当一个 人的人事关系从一个高校流动到 另一个单 位时 ， 这个 人的 工资 等各种关 系也就 流转 到另一个单位 。 这些关系的落实， 都要以档 案材料所 反映 的时 间、 单位名称、 人 员的年 龄 、 工作年限等信息为依据。 如果没有档案 材料 ， 一个人工作职 责的履行和 工作报酬 的兑现就无从谈起 。 因此 ， 高校人事档案的 流动是 高校人 员流动 的重要依据 。 2 高校人事档案管理存在的几个问题 2 ． 1 档案管理工作单调与人事管理复杂的 矛 盾 档案的整 理 、 借 阅、 转移是 常规工作 ， 需要档案管理人 员熟悉档案 管理的过程和 细节 ， 处理频繁 的人 员流动所形 成的档案 迁转等工作。 这 些工作单调而乏味。 一所高 校， 不仅有本部 的教职工， 还有各附属单位 的人 员； 不仅有新参加工作的 人员， 还有大 量的离退休人 员； 不仅有教师 、 科研等专业 技术人 员， 还有行政 与后勤服务人 员； 不仅 有正式职工 ， 还有大量的临时招聘人员。 这 些 人员招聘和辞退 、 工资 、 职务的晋升 、 各 种保 险的办理 、 岗前培训和 退休 等工作的 处理 ， 给高校 档案工作带 来 了许 多常规 工 作量 ， 也增 加了不少很难解决的问题 。 2 ． 2 档案建设相对滞后而档案的作用 日益 重 要 的 矛 盾 目前 高校 人 事 档案 基 础设 施 建设 滞 后 ， 档案室面积 狭小、 设备 简陋 、 管理 人员 数量不够 ， 许 多高校达不 到国家规定 的编 制。 许 多档案管理人 员专业化 不够 、 培训不 足， 影响 了高校人事档案管理科学化 、 现代 化。 一方面 ， 高校人事档案管理涉及的事务 科技 创新导报 S c ienc e and T e c hnology Innova tion He rald 21 7
