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So forum  百家论坛 东方企业文化 337 一、会议、文件、报表在企业管理中的作用。 任何一个企业，其管理的最终目标是实现效益的最大化。 毋庸讳言，提高生产率是通向效益最大化的最重要途径。具体 到一个实体生产企业，在设备设施、工艺技术等硬件相对稳定 的前提下，良好的生产组织就成为了提高生产率的最主要途径。 而生产组织依靠的是人的管理，因此人的管理就成了企业管理 的核心。人的管理过程，其实是企业最高层决策的管理意志逐 级得到有效传达、管理思想得到全面贯彻、管理目标得以顺利 实现的过程。现实生活中，会议、文件、报表在从企业最高层 到最终执行层传达信息、贯彻思想、实现目标的过程中，始终 发挥着极其重要的作用。三者之间既各有特点，又互相联系。 （一）会议的作用及特点 一般来说，开会和行文共同的主要作用有（1）协调沟通； （2） 传达信息；（3）规范执行；（4）解决问题；（5）激励士气。 这些作用决定了： （一）会议的特点： 1．会议的召集需要耗费一个群体的时间，时间成本高是会 议最显著的特点；2．会议必须有很严密的组织性和形成闭环， 要有会前准备、会中记录和会后执行；3．会议效率的高低会直 接影响一个企业或者单位的执行力和竞争力。 （二）公文的特点 公文具有一定的法律和行政效力，尤其在中国特色社会主义 体制下具有特殊性：1．公文的具体内容和制定程序必须符合法 律和有关规章制度的规定，否则无效；2．公文在形式和格式上 有特定的规范；3．机关工作是公文形成的基。垂氖腔 工作的专用工具。4．公文的发布、流转和执行具有一定的时效性。 报表的作用主要是传达信息。 报表的特点主要有： 1．能将各种繁杂的数据以一种规范和显而易见的方式呈现 给阅览者； 2．是企业执行具体管理策略的基本措施和途径之一，具有 基础性；3．质量的高低和繁简程度将直接影响管理效率。 （三）三者之间的内在联系 表面上看这三这没有太大关联，但结合这三者的特点和企 业管理的规律，我们可以发现它们存在以下关联： 1．会议多必然会导致文件多，一半以上的会议召开之后需 要发送一个或多个文件；2．文件的质量和数量会潜在影响会议 数量。如果文件质量部高或者数量多，则会导致需要商讨和办 理的事件增多，可能会导致需要召集更多会议进行讨论和商议 来解决问题。3．会议和文件是企业内部管理层级之间实现企业 战略意图的载体和工具，报表反映基层落实具体工作的信息载 体，会议和文件数量增加可能会导致基层报表数量增加。例如： 召集一次安全检查启动会议后，会下发相关的文件，安全部门 会对基层的迎检准备情况进行统计了解从而下发部分报表要求 基层填报。4．报表多、杂、乱是会议效率低和文件多的具体表 现形式之一。 二、目前公司办文办会和报表应用概况 2013 年，公司认真开展党的群众路线188宝金博页面版实践活动，全面 落实中央和集团有关规定和要求，大力推进标准化管理，会风 和文风都有了很大的改进，各类报表大幅度优化合并。据有关 资料显示，同比 2012 年，会议活动的数量下降 10%，文件简报 下降 24%，公司和分公司每周生产例会时长同步压减 50%，作 业区报表数量在推行标准化管理前后对比减少了 54%。 据不完全统计，公司 2013 年组织召开各类会议 2211 场次， 其中各类专业会议 1300 余场次，综合类会议 800 余场次，50 人 以上大型会议40余场次。分公司2013年组织召开会议125场次， 其中专业会议 77 场次，综合类会议 48 场次。参加公司不同会议 176 场次。分公司领导班子成员平均每周在会时长 7.5 小时，机 关科室负责人平均 12.6 小时，科员平均 6.8 小时，作业区主任和 副主任平均 6.1 小时，约占每人每周的有效工作时间 15%。 2012 年，分公司接收公司发送各类文件 1562 份（仅统计 通过 OA 自动化系统接收的文件）。其中安全生产类文件 417 份， 工程建设类文件 149 份，经营计划类文件 241 份，综合类文件 363 份，其余类文件 392 份。 2013 年，分公司接收公司发送文件 1349 份（仅通过 OA 自 动化系统接收的文件），其中安全生产类文件 379 份，工程建设 类文件 41 份，经营计划类文件 257 份，综合类文件 283 份，其 余文件 389 份。 2012 年，分公司发文总量 249 份，其中对公司上行文 138 份， 对内发文 111 份； 2013 年，分公司发文总量 228 份，其中对公司上行文 124 份， 对内发文 104 份。 2012 年共接收公司文件 1562 件 安全生产类 运行函 189 质安函 125 管道函 103 工程建设类 工程函 111 项目函 38 经营计划类 计划函 106 企管函 38 财资函 20 物资函 77 综合类 西管函 128 人事及组织函 204 党群函 22 通 报 31 2013 年共接收公司文件 1349 件 安全生产类 运行函 182 质安函 125 管道函 72 工程建设类 工程函 27 项目函 14 经营计划类 计划函 98 企管函 56 财资函 44 物资函 59 综合类 西管函 86 人事及组织函 149 党群函 33 通 报 15 报表方面，以同时具备油气输送和计量交接业务的阿拉山 口作业区目前的报表填写为例，每天需填写的报表 16 个，每周 需填写的报表 5 个，每月需填写报表 8 个，每季度需填写报表 6 个，其它时间和需要填写的报表 102 个。报表中生产类报表 21 个，安全类报表 68 个，能源计量类报表 6 个，综合类报表 7 个。 三、影响公司会议、文件、报表数量控制难的原因分析 （一）深刻的历史渊源和社会背景 国有企业，特别是脱胎于政企合一的中央企业，其管理文 化带有很深的前苏联烙印。有明确级别的内部组织形式决定了 企业的层级管理特色。这种传统使得人们习惯于依靠管理者的 权威和以其意志为核心的一系列制度规范来实现企业管理目标。 浅析“三多”现象的成因及改善策略 丁清华 ( 中国石油西部管道独山子输油气分公司  833600） 【摘要】  “三多”是指会议多、文件多、报表多的现象。本文对公司、分公司、作业区三级机构的会议、文件和 报表进行有限统计分析，尝试从历史背景和现实等方面阐述了“三多”现象的主要成因和三者的内在联系，并 从管理、制度、方式方法、人员素质和技术角度探析了改善“三多”现象的策略。 【关键词】  “三多”  原因分析  内在联系  探析  改善策略 【中图分类号】G27         【文献标识码】A         【文章编号】1672-7355（2014）11-0337-02 下转339页