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躐雕|||||喇黼l黼矧黼裂黼黼蘸燃篓黼{黼《黼《渊l渊鳍黼震黼㈣㈣醐蘸剿||||猁《黼l黼粼滕《|粼l工程图纸档案作为一种特殊的科技档案，是制造型企业最重要的档案之一。工程图纸档案在企业的科研、生产、基本建设等活动中具有重要的作用。只有科学、有效地管理这些档案，才能有效地提供利用，更好地为生产建设服务。一、工程图纸档案管理流程的两种典型模式介绍目前，企业工程图纸档案管理流程可分为两大基本模式，一种是“ 文档分段式” 管理流程模式，另一种为“ 文档一体化” 管理流程模式。下面笔者将对这两种管理流程模式的结构、运行方式分别进行描述。1．“ 文档分段式” 管理流程模式。“ 文档分段式” 管理流程模式主要表现在：企业对工程图纸的管理以“ 归档” 为界限，将工程图纸管理分为“ 文件管理” 阶段和“ 档案管理”阶段。设计部门主要负责对工程图纸现行文件的管理，即“ 文件管理” 阶段；待生产或工程项目结束后，工程图纸文件“ 归档” 到本企业档案部门，档案部门开始对“ 归档” 后的工程图纸进行管理，即“ 档案管理” 阶段。从档案管理的角度出发。企业对工程图纸文件与档案的管理是分段进行的。“ 文档分段式” 管理流程中，工程图纸的大体运行顺序是：设计人员完成原图设计后，将原图生成底图，再将底图晒制成蓝图，发放蓝图给生产部门进行生产利用。生产部门在生产过程中检查工程图纸是否满足生产，若不满足，设计部门则进行相应的更改调发。待一项生产结束后或一个工程项目结束后，把相关的工程图纸文件向本企业档案部门移交，档案部门对工程图纸进行归档、分类、更改、复晒与利用、销毁等管理业务工作。2．“ 文档一体化” 管理流程模式。为保证信息资产免遭流失、提高企业生产效率和效益，很多企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实行档案部门“ 集中出图” 制——由档案部门负责底图的晒制、蓝图的分发工作，以供生产利用。在此模式中，档案部门的管理工作提前到了工程图纸“ 归档” 之前的文件阶段，参与了部分文件管理工作，同时设计部门也参与了工程图纸的部分档案管理工作，使得工程图纸文件管理工作与档案管理工作相互交融。“ 文档一体化” 管理流程中，工程图纸的大体运行流程是：设计人员完成原图设计后，将原图生成底图，移交到档案部门归档。档案部门将底图晒制成蓝图，发放蓝图给生产部门，进行生产利用。生产部门在生产过程中检查工程图纸是否满足生产，若不满足，返回设计部门进行相应的更改。待一个工程项目结束后，档案部门对蓝图进行回收管理，再对归档后的工程图纸迸行分类、复晒与发放、利用、销毁等业务管理活动。二、工程图纸档案管理流程的两种典型模式之比较分析工程图纸“ 文档分段式” 管理流程套用传统文书档案的管理理念，是以线性、阶段性为原则构建的理念，把文件阶段与档案阶段截然分开两段管理。图纸文件管理阶段的主要管理机构是图纸的设计部门，他们不仅担负着图纸的设计工作，同时负责图纸的分发、晒制与更改工作。工程的总负责人是图纸的主要流程管理者，在他的指导下工程图纸按照规定的路线运行。在文件管理阶段主要采用设计部门和生产部门各负其责的方法，文件管理处于松散式的管理状态下；档案管理阶段的主要管理机构是科技档案室，由科技档案人员担任图纸的主要管理者，采用文书档案原有的管理方式，进行图纸档案的保管、编目和利用等工作。“ 文档一体化” 管理流程就是以为企业服务的目标为出发点，运用全程管理思想构建的一套更适合制造型企业图纸管理的运行模式。在这种管理流程模式中，设计部门和工程负责人摆脱了以往的图纸晒制、分发和管理等工作，由科技档案工作者承担了这些较为机械化、程式化的工作，设计部门和工程负责人有了更多的时间和精力去进行生产设计的创新和改革工作。在一体化思想指导下，“ 文档一体化” 的流程管理模式解放了设计部门，增强了档案部门在图纸流程管理中的核心地位，减少了企业在设计生产中不必要的浪费，提高了企业的生产效率。三、“ 文档一体化” 管理流程是时代发展的必然要求与“ 文档分段式” 管理流程相比，工程图纸“ 文档一体化” 管理流程由于具有如下特点，因而其更适合企业实际工作的需要。1．整体性。“ 文档分段式” 的“ 六环节” 、“ 八环节” 管理只限于在CAD设计文件处理完毕之后的保存阶段，也就是说只涵盖了文件生命周期中的一部分；档案部门的管理活动仅包括文件处理完毕之后的管理，没有涉及形成过程中文件的管理活动。而“ 文档一体化” 管理流程则涵盖了整个文件生命周期，将所有文件管理活动和所有文件都包括在内，因而不仅具有时间上的整体性，内容上的完整性，也具有管理对象上的全面性。2．有机性。“ 文档—体化” 管理流程是现行文件管理活动和档案管理活动的总和。将两者组合起来的方式有两种，一是简单相加，前后顺序连接；--是有机整合，互相渗透，彼此交叉。文件管理环节论基本上采用“ 文档分段式” 组织档案管理活动，档案管理活动基本上按照时间先后顺序发生，主要是档案人员参与管理活动，因此，“ 六环节” 、“ 八环节” 基本上表现为线性、平面的流程。而“ 文档一体化” 管理流程则是有机的组合工程图纸现行文件管理活动和档案管理活动。3．统一性。工程图纸“ 文档一体化” 管理流程的统一性表现在两个方面。第一，文件不同生命阶段管理方法的统一性，例如分类体系的统一、鉴定标准的统一等；第二，各项文件管理活动目标的统一性，酃以有效率的方式全面实现文件的基本价值和附加价值。现在我们需要对工程图纸管理的总体目标赋予足够的注意力，尤其需要关注企业整体目标对于工程图纸管理流程的影响。4．动态性。工程图纸“ 文档一体化” 的管理流程不是静止不变的，而是随技术、社会、企业等环境或者条件的不同发生变化，作出应时应势的调整，也就是说文件管理流程并无“ 常法” 和“ 定势” 。作为一个整体出现的文件管理流程在不同的企业可能存在较大的差异性，在同一企业的不同时期，也完全可能呈现出不同的结构。5．相对独立性。工程图纸“ 文档一体化”管理流程的独立性不是完全独立的概念。与生产、设计、审批等业务流程不同，它依附于这些产生文件的工作流程，以其形成的文件为管理对象，并以这些业务流程为服务对象。所以说文件管理流程不能完全脱离形成文件的业务流程独立存在，两者存在并行、兰古世靠2011· 12月增刊57