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玉樱山人

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188宝金博页面版: 业主档案管理标准作业规程

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内容提示: 业主档案管理标准作业规程 一、目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 二、适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 三、职责 1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。 四、程序要点 1、业主档案内容 (1) 经业主签署后的《业主公约》 。 (2) 经业主签署后的《消防安全责任书》 。 (3) 《业主家庭情况登记表》 。 (4) 《钥匙领用登记表》 。 (5) 《业主证领用登记表》 。 (6) 《业主入住验房表》 。 (7) 《装修申请审批表》 、相关图纸及装修施工队资料。 (8) 《违章处理通知单》及处理结果资料。 (9) 业...

文档格式:PDF | 页数:2 | 浏览次数:30 | 上传日期:2012-02-22 11:09:11 | 文档星级:
业主档案管理标准作业规程 一、目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 二、适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 三、职责 1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。 四、程序要点 1、业主档案内容 (1) 经业主签署后的《业主公约》 。 (2) 经业主签署后的《消防安全责任书》 。 (3) 《业主家庭情况登记表》 。 (4) 《钥匙领用登记表》 。 (5) 《业主证领用登记表》 。 (6) 《业主入住验房表》 。 (7) 《装修申请审批表》 、相关图纸及装修施工队资料。 (8) 《违章处理通知单》及处理结果资料。 (9) 业主的有关证件复印件。 (10) 其他应保存的资料。 2、档案盒(夹)的制作 (1) 根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。 (2) 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称, 其格式一般是由 组织机构、名称组成,如: ×××-×·×-S·W-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。 (3) 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部 3cm 位置上,并排列在档案柜中。 3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。 4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 5、业主档案的跟踪: (1) 当发生下列情况变化时, 服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中: a、 通讯电话联络方式发生变化时; b、 业主发生更替时。 (2) 业主档案跟踪管理: 由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔 15 天跟踪一次。 6、业主档案属绝密档案, 特殊情况如需查阅须报管理处, 经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。 7、业主档案应永久保存。 8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。 五、记录

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